Ewentsigma 2008-5-28 10:10
文件控制
文件控制，一个看似简单，却很容易出问题的工作。多次审核的经历告诉我，也许现行的文件控制体系，应该作些调整，但是，这设计到跨部门的资源整合，没有确切的理由，领导也不一定能接受意见，固在此调查一下，希望能有参考的意见。
补充一下，该公司现行的文件控制体系为：质量手册、程序文件、作业指导书由品管部控制，工程文件由工程部控制，模具图纸由模具部控制，产品验收标准由质检部控制。
anny-tmp 2008-5-28 10:17
情況許可下，設一個DCC，專門負責管理文件
如果不能設DCC，那麼看是誰負責體系，如果是品管部，就由品管部的人管，
其實重要的不是要哪個部門，關鍵看你的文件是怎麼規定的，統一編號，編一發行，受控，使用，報廢這些應該都在管制之下，至於劃到何處管理，看公司情況而定。
天南海北 2008-5-28 10:57
个人认为还是技术文件、体系文件、采购文件等各负其责好吧
时刻准备着 2008-5-28 11:29
同意一楼的意见!
视公司具体情况而定!
chaoqun360 2008-5-28 12:03
本公司是各部門單獨控制。
當然還是有DCC與品管部一起的。
沒有什麽用出。
freemanwxc 2008-5-28 13:26
对于体系关联的系统性文件（QM,QP,WI,RE）由品管部负责
其它的文件（作业标准、图纸、基准类）由各部门自行管理，但是品管要进行监控（我们有DCC Group,会每个月定期做audit），从内/外审的情况来看，结果还是比较理想的。
现在正把DCC的活动深入到过程中。
质量2008 2008-5-28 14:25
我公司这里是单独控制...:mad:
xuquankui 2008-5-28 14:38
各部门独立控制这样容易识别。个人意见
孤星百合 2008-5-28 14:42
我公司目前运作状况是统一由文控中心进行受控、主要是按具体文件规定来定。
mgzhxy 2008-5-28 15:16
[quote]原帖由 [i]freemanwxc[/i] 于 2008-5-28 13:26 发表 [url=http://bbs.6sq.net/redirect.php?goto=findpost&pid=2242397&ptid=180636][img]http://bbs.6sq.net/images/common/back.gif[/img][/url]
对于体系关联的系统性文件（QM,QP,WI,RE）由品管部负责
其它的文件（作业标准、图纸、基准类）由各部门自行管理，但是品管要进行监控（我们有DCC Group,会每个月定期做audit），从内/外审的情况来看，结果还是比较理 ... [/quote]
赞, 这样是最好的! 我公司也这样, 很有效.
对技术文件 DCC 仅管理文件的版本, 格式, 需会签部门等, 不涉及文件内容. 这样对记录的保存很有好处.
Ewentsigma 2008-5-28 20:55
[quote]原帖由 [i]mgzhxy[/i] 于 2008-5-28 15:16 发表 [url=http://bbs.6sq.net/redirect.php?goto=findpost&pid=2242559&ptid=180636][img]http://bbs.6sq.net/images/common/back.gif[/img][/url]
赞, 这样是最好的! 我公司也这样, 很有效.
对技术文件 DCC 仅管理文件的版本, 格式, 需会签部门等, 不涉及文件内容. 这样对记录的保存很有好处. [/quote]
很高兴，一天内能有这么多人参与讨论。
看来不是我现在的文件控制系统有问题，而是在于其他部门没有完全实施好文件控制的要求，或不重视文件控制。
加强内部审核也未必有用，我们经常在会议上提出某些部门的文件控制问题，但效果还是不明显。
hbwx_2006 2008-5-29 09:35
[quote]原帖由 [i]freemanwxc[/i] 于 2008-5-28 13:26 发表 [url=http://bbs.6sq.net/redirect.php?goto=findpost&pid=2242397&ptid=180636][img]http://bbs.6sq.net/images/common/back.gif[/img][/url]
对于体系关联的系统性文件（QM,QP,WI,RE）由品管部负责
其它的文件（作业标准、图纸、基准类）由各部门自行管理，但是品管要进行监控（我们有DCC Group,会每个月定期做audit），从内/外审的情况来看，结果还是比较理 ... [/quote]
觉得这样控制应该很好，我们公司的文件控制也乱，部门执行的不好。
mgzhxy 2008-5-29 10:32
[quote]原帖由 [i]Ewentsigma[/i] 于 2008-5-28 20:55 发表 [url=http://bbs.6sq.net/redirect.php?goto=findpost&pid=2243011&ptid=180636][img]http://bbs.6sq.net/images/common/back.gif[/img][/url]
很高兴，一天内能有这么多人参与讨论。
看来不是我现在的文件控制系统有问题，而是在于其他部门没有完全实施好文件控制的要求，或不重视文件控制。
加强内部审核也未必有用，我们经常在会议上提出某些部门的文件 ... [/quote]
执行不好就要靠稽核了.
并且不知你们公司是否对不遵守规范认为是很严重的事情. 若上下均有这种共识, 文件的管理才会有效.
若大家都不符合,说也没用的时候, 我常用的办法就是, 把各个单位的不符合项排个座次, 开会时你上去一报告, 上个月哪个哪个部门的不附合项最多, 怎样怎样, 那个部门老大就该难受了. 他一难受你就该好过了......
因为你稽核依据的是规范文件, 所以最终的结果是公司的人会慢慢重视规范文件, 文件管理的有效性就会得到提升.
--目前为止我认为这种办法还是有效的,建议可试试看
[[i] 本帖最后由 mgzhxy 于 2008-5-29 10:34 编辑 [/i]]
zita 2008-5-29 14:04
品保部有專設一DCC職位，所有文件統一上系統，由該人員控制~
michael.cheng 2008-5-29 14:12
我们公司是专门有DCC部门，所有的文件都要经过DCC发行，包括公司的外来文件和SOP等。。。。。。
freemanwxc 2008-5-29 15:23
[quote]原帖由 [i]Ewentsigma[/i] 于 2008-5-28 20:55 发表 [url=http://bbs.6sq.net/redirect.php?goto=findpost&pid=2243011&ptid=180636][img]http://bbs.6sq.net/images/common/back.gif[/img][/url]
很高兴，一天内能有这么多人参与讨论。
看来不是我现在的文件控制系统有问题，而是在于其他部门没有完全实施好文件控制的要求，或不重视文件控制。
加强内部审核也未必有用，我们经常在会议上提出某些部门的文件 ... [/quote]
这越发显得Audit的重要性，当然audit 一次就要有一次的效果，不要成了你audit你的，我做我的那就没有意思了，需要把这样的问题向上反馈，让上面的人也知道！
题外话，请想象一下：如果各个部门的人连文件管理都管不好或者说文件管理的规定执行得不好，如何保证你其他的体系要求得到了实施？值得深思！最基本的文件管理都做不好，其他的恐怕更担心了！！！
bluestar_cy 2008-5-29 19:25
文件控制由文件控制中心控制。专门文件由专门部门控制，但是控制中心有目录、版本等，对其文件的有效性进行控制。
Ewentsigma 2008-5-29 22:34
[quote]原帖由 [i]mgzhxy[/i] 于 2008-5-29 10:32 发表 [url=http://bbs.6sq.net/redirect.php?goto=findpost&pid=2243523&ptid=180636][img]http://bbs.6sq.net/images/common/back.gif[/img][/url]
执行不好就要靠稽核了.
并且不知你们公司是否对不遵守规范认为是很严重的事情. 若上下均有这种共识, 文件的管理才会有效.
若大家都不符合,说也没用的时候, 我常用的办法就是, 把各个单位的不符合项排个座次, 开会 ... [/quote]
很感谢你的意见，你这中办法可能效果确实不错.
隔岸观火 2008-5-30 07:46
我是比较认同统一管理的，但每个公司的实际情况不同，可能有人会说我们公司不是这样也控制的很好啊，所以应根据实际而定。
龙堂玄冰 2008-5-30 08:01
我们是各使用部门单独控制自己的使用文件，出现跨部门文件（比如变更，PPAP等）就由QA负责.每年大盘查一次，看各部门有没有按照规定控制自己发行和接受到的文件。一般就算出错，要整改也只有个别的部门，容易操作，问题就是各部门都要分岀人手来负责而已
suyiri 2008-6-4 08:37
是否独立或专人控制，其实主要是看该公司的规模大小而定；一般是由品质中心担任如此角色相对来说会好点，毕竟控制品质当从文件标准化开始...
energyyuan 2008-6-4 11:36
可以設一個Dcc文件管理單位，一般Dcc都是在品質部門，品質經理下屬單位；但我認為把DCC設在總經理下設單位比較好推動一些。
alionzgy 2008-6-4 11:54
我们都是统一控制,然后下发到各部门..........
质量总监 2008-6-4 12:00
要使文件管理的比较好,最理想的办法是建立文控中心,统一管理,这也是发展的需要
wenxun 2008-6-4 12:29
DCC一定是划到品质部吗?我公司的文件控制原本是HR管理的,现在成立了DCC,说要划到品质部,合理吗?
quguangtao 2008-6-10 16:25
各部门有自己的问题，怎么可能让别人了控制?
lenoreonline 2008-6-26 11:02
以前的公司是以QA主导，下属DCC负责文件控制，仅管理文件的版本, 格式, 需会签部门等, 不涉及文件内容，各部门再有文件接口，感觉虽然对文件进行了有效控制，不过造成了某种重复作业；现在的公司，质量手册、程序等体系文件由品控部负责，三级文件由各部门自己控制（品控部仅备份），不过文件的有效控制这块实际操作上有点问题。
fjh3600 2008-6-26 17:14
文件控制由文件控制中心控制。专门文件由专门部门控制，但是控制中心有目录、版本等，对其文件的有效性进行控制。便于总体控制，又有利于技术资料的保密
wuyi080807 2008-6-26 22:36
我们公司是由行政部控制的，文件的发放、回收、归档、销毁都是行政部做的。
[[i] 本帖最后由 wuyi080807 于 2008-6-26 22:39 编辑 [/i]]
小葱 2008-6-27 09:54
[quote]原帖由 [i]chaoqun360[/i] 于 2008-5-28 12:03 发表 [url=http://bbs.6sq.net/redirect.php?goto=findpost&pid=2242276&ptid=180636][img]http://bbs.6sq.net/images/common/back.gif[/img][/url]
本公司是各部門單獨控制。
當然還是有DCC與品管部一起的。
沒有什麽用出。 [/quote]
DCC不管有没有用处，即使是空头衔，这个职位在组织中是一定存在的
ranjunjie 2008-6-27 17:19
好像没有专设文件控制中心吧
主要是质量管理部门控制
tige520 2008-6-28 16:40
文件库
设立文件管理部门,培养专业人专门负责
tige520 2008-6-28 16:42
ERP
条件允许下，也可导入ERP文件管理系统
crow 2008-7-11 11:52
OA系统，文控中心，都是很好的控制手段。
品质部或行政办公室统一控制，是适合目前大多数企业的方法。
各部门各自控制，在ISO体系执行力较强的公司里，其实是效率最高的。
问题是：
统一控制的情况下，收文部门往往对文件不够重视，甚至出现不知道文件内容和自己部门文件组成的情况。
各自控制则会造成文件的审批、更改、目录等形式不统一，缺少某些必要环节，版本混乱等局面。
jt_pn 2008-7-25 11:37
体系文件、技术文件属于品管控制，其它自行控制，但是我们也进行规范和检查，让他们按照统一的要求去做。
denzel621215 2008-7-25 23:41
最好是統一控管
當然控管的權責與部門分工也要定義明確
才不會流於形式
JAMMY09 2008-7-26 14:55
从文件的保存和更新角度来看应该专门设立文控中心，所有的体系类文件全部归属文控中心管控（分发、回收、保存、更新等等）；这样的方式在大多企业被采用；比较合理！
Billy_xiang 2008-7-29 23:17
全厂皆兵，设立专门的文件管制部门。
按ISO要求来设立一、二、三、四階文件。
tige520 2008-7-30 21:54
我是比较认同统一管理的，但每个公司的实际情况不同，可能有人会说我们公司不是这样也控制的很好啊，所以应根据实际而定。
tige520 2008-7-30 21:54
设立文件管理部门,培养专业人专门负责
tige520 2008-7-30 23:00
我是比较认同统一管理的，但每个公司的实际情况不同，可能有人会说我们公司不是这样也控制的很好啊，所以应根据实际而定。
tige520 2008-7-30 23:00
设立文件管理部门,培养专业人专门负责
xia139132 2008-7-31 08:19
我也比較認同統一管理
:) :)
feiniao.202 2008-7-31 08:37
本公司是各部門單獨控制。
當然還是有DCC與品管部一起的。
tige520 2008-8-1 19:20
各部门独立控制这样容易识别。个人意见
tige520 2008-8-1 19:20
OA系统，文控中心，都是很好的控制手段。
品质部或行政办公室统一控制，是适合目前大多数企业的方法。
niu_niu 2008-8-1 19:33
[quote]原帖由 [i]anny-tmp[/i] 于 2008-5-28 10:17 发表 [url=http://bbs.6sq.net/redirect.php?goto=findpost&pid=2242033&ptid=180636][img]http://bbs.6sq.net/images/common/back.gif[/img][/url]
情況許可下，設一個DCC，專門負責管理文件
如果不能設DCC，那麼看是誰負責體系，如果是品管部，就由品管部的人管，
其實重要的不是要哪個部門，關鍵看你的文件是怎麼規定的，統一編號，统一發行，受控，使用，報廢 ... [/quote]
帮着修改一个字,赞成...
kaixin456 2008-8-7 12:16
DCC_文件控制中心，单独控制会比较好。
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